Cómo hacer una factura de obra: campos obligatorios y ejemplo paso a paso
La factura de obra tiene particularidades que no tienen otras facturas: IVA reducido del 10%, posible retención de IRPF y referencia al presupuesto previo. Conocer los campos obligatorios es lo que separa una factura legalmente válida de un documento sin valor fiscal.
Genera el presupuesto base de tu facturaQué hace diferente a una factura de obra
Una factura de obra no es igual a una factura de servicios genérica. Tiene tres particularidades fiscales que el profesional debe conocer antes de emitirla:
IVA puede ser 10%
En reformas de vivienda habitual con más de 2 años de antigüedad, aplica el tipo reducido del 10% en lugar del 21% general. Aplicar el tipo incorrecto es el error más frecuente.
Retención de IRPF
Si el cliente es empresa o autónomo, el profesional debe incluir una retención del 15% (o 7% en los primeros años). Si el cliente es particular, no hay retención.
Referencia al presupuesto
La factura debe poder vincularse al presupuesto previo aceptado. Si hay diferencias de importe, deben estar justificadas por extras aprobados por escrito.
Los 10 campos obligatorios de una factura de obra
Según el Real Decreto 1619/2012 de obligaciones de facturación, toda factura debe incluir:
Número de factura correlativo
Serie y número. Las facturas deben numerarse correlativamente dentro del año (ej. F2026-001, F2026-002...). No pueden existir saltos ni duplicados en la serie. Si emites por primera vez, puedes empezar desde el 1.
Fecha de emisión
La fecha en que se emite la factura. Para el IVA, esta fecha determina en qué trimestre se declara. También debe indicarse la fecha de realización de los trabajos si es distinta a la de emisión.
Datos completos del emisor (profesional)
Nombre y apellidos o razón social, NIF/CIF, domicilio fiscal completo. Si eres autónomo, tu nombre y DNI. Si eres empresa, razón social y CIF. La dirección debe ser la fiscal, no la del taller ni la obra.
Datos completos del destinatario (cliente)
Nombre y apellidos o razón social, NIF/CIF, domicilio. Si el cliente es un particular, solo necesitas nombre y DNI. Si es empresa, razón social, CIF y domicilio social. Sin estos datos la factura no es deducible para el cliente.
Descripción de los trabajos realizados
Debe ser suficientemente detallada para identificar los trabajos. Lo habitual es referenciar el presupuesto previo: "Trabajos de reforma de cocina según presupuesto nº 2026-015 de fecha 10/03/2026, incluyendo..." La descripción vaga ("trabajos varios") puede ser impugnada por Hacienda.
Base imponible
El precio de los trabajos sin IVA. Si hay descuentos, se aplican antes de calcular la base. Si hay varios tipos de IVA (ej. mano de obra al 10% y materiales adquiridos por el cliente al 21%), deben desglosarse en bases imponibles separadas.
Tipo de IVA aplicable y su justificación
10% para reforma de vivienda habitual con más de 2 años / 21% para obra nueva, locales y oficinas / 0% en Canarias (IGIC en su lugar). El tipo debe indicarse explícitamente: "IVA 10%" o "IVA 21%". Aplicar el tipo incorrecto puede derivar en regularización con recargos.
Cuota de IVA (importe en €)
El resultado de aplicar el tipo a la base. Por ejemplo: base 5.000 € × 10% = 500 € de IVA. Este importe es el que el profesional recauda para Hacienda y debe declarar en el modelo 303 trimestral.
Retención de IRPF (si aplica)
Solo cuando el cliente es empresa o autónomo en ejercicio de su actividad. El tipo habitual es 15% (o 7% durante los 3 primeros años de actividad). Se indica como: "Retención IRPF 15%: -750 €". Este importe lo ingresa el cliente a Hacienda en nombre del profesional.
Total a pagar
Base imponible + IVA - Retención IRPF (si aplica). Este es el importe que el cliente debe transferir o pagar al profesional. Ejemplo: 5.000 + 500 - 750 = 4.750 €. La retención no es un descuento — el profesional lo recupera en la declaración de IRPF anual.
Cuándo aplica IVA 10% y cuándo 21% en obras
Resumen de los tipos de IVA más frecuentes. Para el detalle completo, consulta la guía de IVA en reformas →
| Tipo de obra | IVA |
|---|---|
| Reforma vivienda habitual | 10% |
| Obra nueva residencial | 10% |
| Reforma local comercial u oficina | 21% |
| Obra nueva no residencial | 21% |
| Materiales adquiridos por el cliente | 21% |
| Obras en Canarias | 0% IVA / IGIC 7% |
Cuándo aplicar retención de IRPF en la factura de obra
La retención de IRPF solo es obligatoria cuando el cliente es empresa o autónomo que ejerce actividad económica. Si el cliente es un particular, nunca se aplica retención.
✅ Sin retención (cliente particular)
- •Propietario particular reformando su vivienda
- •Comunidad de propietarios (en la mayoría de casos)
- •Cualquier persona física sin actividad empresarial
⚠️ Con retención (cliente empresa/autónomo)
- •Empresa que reforma su local u oficina
- •Promotor inmobiliario (siempre empresa)
- •Autónomo que reforma su lugar de trabajo
Tipos de retención: 15% con carácter general · 7% durante los primeros 3 años de alta en el IAE (si es el primer año de actividad, puedes solicitarlo con el modelo 145). Para el detalle completo de cuándo y cómo aplicar la retención, consulta la guía de retención IRPF en obras →
Los 4 errores más frecuentes en facturas de obras
Aplicar el IVA incorrecto
Facturar al 21% una reforma de vivienda habitual que debería ir al 10% (o al revés). Hacienda puede regularizarlo, y si se descubre en inspección, el profesional es responsable de la diferencia más recargos. Ante la duda, verifica siempre la antigüedad del edificio y el uso del inmueble.
Facturar más del presupuesto sin justificación escrita
Si la factura supera el importe del presupuesto firmado y no hay aprobación escrita de los extras, el cliente puede negarse a pagar la diferencia. Cualquier trabajo adicional debe ser aprobado por escrito (email o WhatsApp) antes de ejecutarse.
No incluir retención cuando el cliente es empresa
Si el cliente es una empresa o autónomo y no aplicas retención, el cliente puede retenerla de todas formas al pagar. Esto puede generar problemas de cuadre contable. Si no estás seguro del estatus del cliente, pregúntale antes de emitir la factura.
Descripción demasiado vaga de los trabajos
"Trabajos de construcción" o "mano de obra" sin más detalle puede ser impugnado por Hacienda o por el cliente. La descripción debe ser suficientemente específica para vincular la factura con los trabajos realizados, idealmente referenciando el número de presupuesto previo.
El presupuesto es la base de la factura
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Crear mi presupuesto gratisPreguntas frecuentes
Sí. Una vez realizados los trabajos, el profesional está obligado a emitir factura según el Real Decreto 1619/2012. No emitir factura es una infracción tributaria grave. La obligación no puede suprimirse por acuerdo entre las partes, aunque el cliente lo pida. El cliente tiene derecho a exigir la factura y puede denunciar su ausencia a la Agencia Tributaria.
El IVA al 10% aplica en reformas de vivienda habitual con más de 2 años de antigüedad, cuando los materiales aportados por el profesional no superan el 40% de la base imponible total. Si los materiales superan ese umbral, todo tributa al 21%. Las obras nuevas, locales comerciales y oficinas siempre tributan al 21%. Ante la duda, consulta con un asesor fiscal o revisa la guía completa de IVA en reformas.
La retención de IRPF solo aplica cuando el cliente es una empresa o profesional (autónomo) que actúa en el ejercicio de su actividad. Si el cliente es un particular (propietario de vivienda), NO se aplica retención. Cuando sí aplica, el tipo es del 15% para profesionales con más de 2 años de actividad, y del 7% durante los primeros 3 años de alta en el IAE.
La factura debe reflejar el precio real del trabajo realizado. Si hubo trabajos adicionales aprobados por el cliente, la factura incluirá el presupuesto original más los extras aprobados. Si el profesional cobra más de lo presupuestado sin autorización del cliente, este puede legalmente negarse a pagar el exceso. Por eso es imprescindible obtener aprobación escrita antes de ejecutar cualquier trabajo extra.
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