Definición directa:
Una factura proforma es un documento con formato de factura pero sin efectos fiscales. No se declara en el IVA, no genera obligación de pago y no reemplaza a la factura oficial. Su uso principal en obras es justificar el coste previsto ante bancos, organismos o propietarios que necesitan un documento más formal que el presupuesto.
Qué es una factura proforma en obras y cuándo debes usarla
La proforma es el documento que piden los bancos para conceder un préstamo de reforma, y el que exigen muchas convocatorias de ayudas públicas como el PREE o las ayudas NextGenEU. No es una factura real, pero tiene el formato que estos organismos requieren.
Proforma, presupuesto y factura: en qué se diferencian
| Aspecto | Presupuesto | Factura proforma | Factura oficial |
|---|---|---|---|
| Cuándo se emite | Antes de la obra | Antes de la obra (o durante) | Al completar la obra/hito |
| Efectos fiscales | Ninguno | Ninguno | Declara IVA e IRPF |
| Número correlativo | No obligatorio | Recomendable | Obligatorio |
| Validez banco/ayudas | Generalmente aceptado | Aceptado y preferido | Requerida post-obra |
| Obliga al cobro | No | No | Sí — título ejecutivo |
| IVA deducible | No | No | Sí |
| Obligatoriedad legal | Solo en casos específicos | Nunca obligatoria | Siempre obligatoria |
Cuándo necesitas una factura proforma en obras
Solicitud de préstamo de reforma al banco
Los bancos que financian reformas de vivienda suelen pedir un documento del profesional que justifique el importe del préstamo. Muchos aceptan el presupuesto, pero algunos requieren que el documento sea una "factura proforma" con CIF del profesional, número de documento, desglose de trabajos e IVA indicado (aunque no se cobre aún).
Ayudas de rehabilitación y eficiencia energética (PREE, NextGenEU)
Las convocatorias de ayudas públicas para rehabilitación de edificios suelen exigir la proforma como justificante del coste previsto antes de iniciar la obra. El objetivo es verificar que el importe de la subvención solicitada corresponde a trabajos reales. Después de la obra, exigen la factura oficial para justificar el gasto.
Aprobación del gasto por una junta o propietario que no está presente
En comunidades de propietarios o en propietarios de viviendas de inversión que gestionan la obra a distancia, la proforma permite aprobar el importe formalmente antes de iniciar. Tiene más peso que un presupuesto informal porque incluye los datos fiscales del profesional.
Seguros de hogar con cobertura de daños a terceros
Cuando el seguro cubre parte de los trabajos (por daño de agua, incendio, etc.), la compañía aseguradora puede pedir una proforma para estimar el coste de reparación antes de autorizar la obra.
Lo que una proforma NO puede hacer
Reemplazar a la factura oficial — la factura siempre es obligatoria una vez realizada la obra.
Justificar la deducción del IVA soportado — para deducir IVA necesitas la factura oficial.
Servir como justificante fiscal de un gasto para el IRPF — necesitas la factura.
Ser un título ejecutivo para reclamar el pago — la factura (no la proforma) es el documento que da derecho al cobro.
Utilizarse en la declaración trimestral de IVA (modelo 303) — las proformas no se declaran.
Tener la misma numeración que las facturas oficiales — deben usar series separadas (ej. PROF-2026-001).
Cómo emitir una factura proforma correctamente
No hay formato legal obligatorio, pero una proforma eficaz para bancos y organismos públicos debe incluir:
Encabezado visible: "FACTURA PROFORMA" o "PRO FORMA INVOICE" — para que quede claro que no es una factura oficial.
Número de proforma en serie propia: PROF-2026-001, PROF-2026-002... No usar la misma numeración que las facturas oficiales.
Datos fiscales completos del profesional: nombre/razón social, NIF/CIF, dirección fiscal.
Datos del cliente: nombre/razón social, NIF/CIF.
Descripción detallada de los trabajos: suficientemente específica para que el banco o el organismo pueda verificar que corresponde a una obra real.
Desglose del importe con IVA indicado (aunque no se cobre aún): base imponible + tipo IVA + total.
Fecha de validez de la oferta: "Válida hasta el 30/06/2026" — muchos organismos exigen que la proforma esté vigente.
Nota informativa: "Documento informativo sin efectos fiscales. No válido como factura a efectos de Hacienda."
El presupuesto es la base de la proforma
Una proforma bien hecha parte de un presupuesto detallado. Motor de Presupuestos genera el presupuesto con todos los campos en minutos — luego puedes adaptarlo a formato proforma.
Crear mi presupuesto gratisPreguntas frecuentes
La factura proforma tiene validez como documento comercial y es aceptada por bancos, organismos públicos y aseguradoras como justificante del coste previsto de una obra. Sin embargo, no tiene validez fiscal: no se declara en el IVA, no permite deducir impuestos y no puede reemplazar a la factura oficial. Es un documento de intención, no de cobro.
No. Para deducir el IVA soportado necesitas la factura oficial emitida según el RD 1619/2012, con todos los campos obligatorios. La proforma es un documento previo sin efectos tributarios. Si pagas anticipos sobre una proforma, el IVA solo será deducible cuando recibas la factura oficial correspondiente a ese anticipo.
Los bancos suelen aceptar tanto presupuesto como proforma para justificar un préstamo de reforma. Algunos prefieren la proforma porque tiene formato de factura (numerada, con datos fiscales del profesional) y da más aspecto de compromiso formal. En la práctica, muchos bancos aceptan cualquier documento del profesional que incluya CIF, importe y descripción de los trabajos.
No necesariamente. La proforma es un documento informativo sobre el coste previsto. Su efecto contractual depende del contexto: si el cliente la acepta y paga una señal basándose en ella, puede considerarse que hay acuerdo sobre precio y alcance. Para evitar ambigüedades, muchos profesionales indican explícitamente en la proforma: "Documento informativo sin validez contractual. La obra se iniciará con la firma del presupuesto/contrato y el pago de la señal establecida."
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