Libro de incidencias en obra: obligatoriedad, quién puede anotarlo y consecuencias si no existe
El libro de incidencias es el registro oficial de los problemas de seguridad y salud que surgen durante la ejecución de la obra. Solo un número cerrado de personas está autorizado a escribir en él — y su ausencia en obra es una infracción grave con multa de hasta 40.985 €.
Presupuesta tu obra con IAQué es el libro de incidencias
El libro de incidencias es el registro en el que se anotan exclusivamente las incidencias relacionadas con la aplicación del plan de seguridad y salud durante la ejecución de la obra. Es el instrumento de control de la PRL (Prevención de Riesgos Laborales) en obra.
Base legal: art. 13 RD 1627/1997
"En cada centro de trabajo existirá, con fines de control y seguimiento del plan de seguridad y salud, un libro de incidencias que constará de hojas por duplicado, habilitado al efecto por el colegio profesional al que pertenezca el técnico que haya aprobado el plan de seguridad y salud."
Quién custodia el libro de incidencias
Obras con coordinador de SS
El coordinador de seguridad y salud
Cuando en la obra intervienen varias empresas o autónomos, el libro de incidencias lo custodia el coordinador de SS. Es quién tiene mayor responsabilidad de control.
Obras sin coordinador de SS
La dirección facultativa
Cuando solo hay un contratista (sin coordinador de SS obligatorio), la custodia del libro corresponde a la dirección facultativa.
Quién puede anotar en el libro de incidencias
El RD 1627/1997 establece taxativamente quiénes tienen acceso para escribir en el libro de incidencias. Esta lista es cerrada — quien no esté en ella no puede anotar.
| Quién | ¿Puede anotar? | Nota |
|---|---|---|
| Director de Obra (DO) | ✅ Sí | Parte de la dirección facultativa |
| Director de Ejecución (DEO) | ✅ Sí | Parte de la dirección facultativa |
| Coordinador de Seguridad y Salud | ✅ Sí | Principal responsable del control PRL |
| Contratista principal | ✅ Sí | Puede anotar sobre sus propias empresas |
| Subcontratistas | ✅ Sí | Solo sobre los trabajos que les competen |
| Trabajadores autónomos | ✅ Sí | Solo sobre su propio trabajo |
| Inspectores de Trabajo | ✅ Sí | En el ejercicio de sus funciones |
| Promotor / Cliente | ❌ No | No figura en la lista del RD 1627/1997 |
| Encargado de obra | ❌ No (salvo si actúa como jefe de obra) | Depende del papel formal que ejerza |
Qué se anota — y qué no se anota
✅ Sí se anota
- •Incumplimientos del plan de seguridad y salud por parte de los contratistas
- •Situaciones de riesgo grave o inminente detectadas en obra
- •Órdenes de corrección al contratista para eliminar un riesgo
- •Incidentes de seguridad (casi accidentes) relevantes para la prevención
- •Paralización de trabajos por riesgo grave (y su posterior levantamiento)
❌ No se anota
- •Instrucciones técnico-constructivas al contratista (esas van al libro de órdenes)
- •Variaciones o modificaciones al proyecto de obra
- •Avance de obra o hitos de ejecución
- •Incidencias de calidad de los materiales o ejecución
- •Consultas o preguntas técnicas al director de obra
Notificación a la Inspección de Trabajo
Obligación de notificar en 24 horas
Cuando el coordinador de SS (o la DF) realiza una anotación por incumplimiento grave del plan de seguridad, tiene la obligación de remitir una copia de la hoja en el plazo de 24 horas a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social y a la Autoridad Laboral de la Comunidad Autónoma.
Esta obligación no existe para anotaciones de advertencia o mejora de menor entidad — solo cuando la incidencia supone un riesgo grave que debería haber paralizado los trabajos.
Sanciones por no tener el libro de incidencias
| Infracción | Grado | Multa (LISOS) |
|---|---|---|
| No disponer del libro de incidencias en obra | Grave | 2.046 – 40.985 € |
| No notificar a la Inspección de Trabajo en 24h | Grave | 2.046 – 40.985 € |
| Permitir acceso al libro a personas no autorizadas | Leve | 40 – 2.045 € |
| Reincidencia en infracción grave de PRL en obra | Muy grave (posible) | Hasta 819.780 € |
Preguntas frecuentes
No. Son documentos legalmente diferenciados, con propósitos, responsables y regímenes de acceso distintos. El libro de órdenes recoge instrucciones técnico-constructivas (tiene acceso el contratista); el libro de incidencias recoge exclusivamente incidencias de seguridad y salud laboral (con acceso muy restringido por el RD 1627/1997). Mezclarlos podría invalidar el valor probatorio del libro de incidencias como documento de PRL ante la Inspección de Trabajo.
La ausencia de anotaciones previas al accidente es un factor agravante. Si existían condiciones de riesgo detectables y ni el coordinador de SS ni la DF las anotaron en el libro de incidencias, puede imputarse negligencia a estos técnicos. Por el contrario, si el libro refleja que se advirtió del riesgo al contratista y este no adoptó medidas, la responsabilidad recae sobre el contratista. El libro de incidencias es una prueba documental clave en cualquier procedimiento penal o civil por accidente de trabajo en obra.
No. El artículo 13 del RD 1627/1997 establece taxativamente quiénes pueden hacer anotaciones: la dirección facultativa, el coordinador de seguridad y salud, los contratistas, subcontratistas y trabajadores autónomos, y los técnicos de los órganos especializados en seguridad de las Administraciones Públicas (Inspectores de Trabajo). El promotor no está en esa lista. Si el promotor detecta un riesgo, debe trasladar la preocupación al coordinador de SS o a la DF para que sean ellos quienes anoten.
El RD 1627/1997 no establece expresamente quién custodia el libro de incidencias una vez terminada la obra, pero la práctica habitual es que lo conserve el coordinador de seguridad y salud (o la DF si asumió esa función) durante los plazos de prescripción de responsabilidades laborales — como mínimo 5 años para infracciones laborales graves, aunque se recomienda conservarlo durante los mismos plazos que el resto de la documentación de la obra (10 años).
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